博科ERP标杆项目中的个性化功能:代垫费用管理

    商业合作时,为了提高业务工作的效率,经销商为品牌商(厂商)代垫费用的情况比较频繁。如果此类业务处理不好,就会造成厂商应付账款和经销商其他应收款不实的情况,而且会增加双方对账的难度,并引起品牌商或经销商利益的损失。

    在上海博科资讯开发、实施四川新天丰商贸ERP项目时,新天丰方面就特别提出代垫费用管理的必要性和紧迫性。四川新天丰商贸有限公司是西南区最大的酒水运营商,项目调研时,为满足其“代垫费用项目特别多、金额特别大,财务核算工作繁且难”的实际业务需求,博科项目组为其研发了个性化的代垫费用管理功能,它与博科ERP财务会计(FI)实时集成,实现代垫费用申请、收款、清账业务的全过程管理:
 


    具体来说,代垫费用管理包含以下几个方面的内容:
    1、代垫合同管理:
    定义了客户的扣率、厂商承担比例、签约量等信息,是代垫费用管理的重要组成部分;
    2、活动信息设置:
    促销活动通过活动的开始和结束时间控制活动的执行和终止;
    3、合同代垫费用记账:
    开单时在定价条件中获取合同中的费用和扣率信息,系统自动计算代垫费用。合同信息状态、应收账款和代垫费用之间的过账逻辑如下:

    系统确认应收时生成合同代垫费用单;对于全款结算,或在开单的时候没有设置代垫合同扣率的,需要在系统确认应收之后手工填写“合同代垫费用单”;
    4、活动代垫费用记账:
    根据不同品牌商的实际情况,分别提供导入功能、设置代垫函信息以及事先维护活动信息等方式完成活动代垫费用记账;
    5、费用返还企业记账:
    当厂商费用返还时,经销商生成代垫费用返还单,支付方式支持银行存款和折扣归还;
    6、费用下发记账:
    需要将费用下发给客户时,生成代垫费用下发单,审核后生成凭证;
    7、厂商借货:
    采用台账管理厂商借货。借货:厂商借货时,发邮件给代垫部,代垫审核后提交采购部批准,然后开借货发货单给仓库发货;还货:采购部生成其他入库单,仓库管理员确认入库,系统记账将代垫费用转为库存商品;
    8、代垫费用状态与凭证:
    提供代垫费用状态与凭证的关系记录与标注功能,示例如下:

    9、报表清单:
    提供销售明细与代垫明细表、代垫费用汇总表等,方便查阅,为决策管理提供依据。

    目前,代垫费用管理与单据管理、报量、冲差、应收账款账期及回款管理、返利等功能一道,集成在博科ERP财务会计(FI模块)中,在新天丰商贸ERP项目中成功应用。而四川新天丰商贸ERP项目也已顺利验收,各项功能成果与技术指标均获得客户一致好评!

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